Αυτό που παρέθεσες είναι η λειτουργία με την οποία περνάς την πηγή (και αυτήν και όλες τις άλλες που έχεις) στο word για να φτιάξεις μια "βιβλιοθήκη", μια προσωπική σου βάση με πηγές. Για αυτό λέει Create New Source επάνω. Αυτές οι πηγές θα είναι μόνιμα εκεί και θα εμπλουτίζεις τη "βιβλιοθήκη" σου με καινούριες πηγές για να τις έχεις πάντα εύκαιρες. Την σελίδα κάθε πηγής θα τη βάλεις όταν χρησιμοποιήσεις τη λειτουργία insert citation. Τώρα το insert citation προφανώς σε πάει στο create new source αυτόματα γιατί δεν βρίσκει τίποτε στη βιβλιοθήκη σου για να το χρησιμοποιήσει ως citation. Όταν θα έχεις περάσει πηγές θα τις βρίσκει, θα διαλέγεις πια θέλεις και θα έχει και πεδίο για αριθμό σελίδας. Κρατάω μια επιφύλαξη γιατί βλέπω Office:Mac και δεν είμαι σίγουρος ότι λειτουργεί το ίδιο με των pc.
Αν δεν σου αρέσει αυτός ο τρόπος ή βαριέσαι να φτιάχνεις βιβλιοθήκη (και να την έχεις έτοιμη για μελλοντική εργασία), κάν'το χειροκίνητα, και συνέχισε να το κάνεις ξανά και ξανά χειροκίνητα σε κάθε εργασία σου. Αφού αποφάσισες να χρησιμοποιήσεις reference manager, έτσι πάει, και υπάρχουν πολλοί (ο ενσωματωμένος του word δεν είναι ούτε καν ο πιο διαδεδομένος).
O fylatos πιο πάνω έχει δίκιο για το APA. Όσο για το αν θα βάλεις τη σελίδα του paper όπως εκδόθηκε στο journal, ή την αρίθμηση του acrobat, η απάντηση είναι κοινή λογική.