Ο @micos000 έδωσε την καλύτερη λύση για το πρόβλημα σου, αν και προυποθέτει ελάχιστες γνώσεις και κατανόηση σχετικά με ομάδες ασφαλείας - security groups.
για 5 άτομα, ένα οποιοδήποτε μηχάνημα τις τελευταίας 10ετίας με 4gb μνήμη και ένα linuxάκι το στήνεις χαλαρά. απαιτεί κάποιες ελάχιστες γνώσεις όμως. στην ουσία ένα SMB Θες
Δεν χρειάζονται πολυέξοδοι σερβερ με τέρατα επεξεργαστές και memory correction μνήμες για το user case που μας περιγράφεις.