Ερώτηση προς HR managers και όχι μόνο

[bgeorgalas]

Αγαπητοί καλησπέρα, 

πρόσφατα είχα την παρακατώ ανταλλαγή email με την HR manager της εταιρείας στην οποία εργάζομαι και κλήθηκα από τον γενικό διευθυντή σε απολογία με την συζήτηση να ξεκινάει με ύφος " σε οποιαδήποτε εταιρεία και αν δούλευες και απαιτούσες εγγράφως και με αυτόν τον τόνο διευκρινήσεις θα σε είχαν διώξει άλλα έχε χάρη που γνωριζόμαστε" (και που μας είσαι απαραίτητος προσθέτω εγώ 😁)

επειδή εγώ είμαι λίγο της παλιάς σχολής (ο λόγος μας είναι συμβόλαιο, θέλω να δουλεύω με ξεκάθαρους κανόνες, τα γραπτά μένουν κτλ κτλ) έπεσα λίγο από τα σύννεφα πως η παρακάτω ανταλλαγή email εργαζομένου που ζητάει να μάθει τον κανονισμό εργασίας της εταιρείας στην οποία εργάζεται μπορεί να οδήγησει σε απόλυση,

Θα ήθελα λοιπόν όσοι απο εσάς έχετε εμπειρία στο HR να μου πείτε τις απόψεις σας γιατί απο εδώ βάλανε λυτούς και δεμένους να με πείσουν ότι είμαι λάθος και ότι πρέπει να ζητήσω συγγνώμη και ότι δεν μπορώ να ακυρώνω τον γενικό διευθυντη κτλ κτλ

Τα εμαιλ διαβάζονται απο κάτω προς τα πάνω

 

From: Me
Sent: Thursday, 2 March 2023 7:40
To: HR manager
Cc: Production manager, Production assistant manager, General Manager
Subject: RE: PRECAUTIONS - Clarifications request - reminder

Dear HR manager,
Goodmorning!

I do not wish to disagree with you: the directions might have been given by the General Manager, but have been communicated by the HR department, so the communication etiquette requires the HR department to give the necessary clarifications.

As far as I am concerned, I do not wish to discuss anything with anybody directly or indirectly: Since this communication has been commenced in written, I, in my turn want a written reply to the clarifications submitted stating the company’s official position.

Since the company is refusing to answer my clarifications request and state it's official position in written and since the "new personnel attendance system" has not been still activated for me I have no other option but to consider the initial email dated 12/01/2023 null and void. 
 
Have a wonderful and productive day,
Me
 
 
From: HR manager 
Sent: Wednesday 1 March 2023 14:38
To: Me
Cc: Production manager, Production assistant manager, General Manager
Subject: RE: PRECAUTIONS - Clarifications request - reminder
 
Dear Me,
Have a good month!
 
I would like to inform you that all these directions were given by the General Manager.
You may discuss the topic directly with him at his next visit to Facility 1.
 
Best Regards,
HR manager
 
 
From: Me
Sent: Monday, February 20, 2023 11:22 AM
To: HR Manager
Cc: : Production manager, Production assistant manager,
Subject: Re: PRECAUTIONS - Clarifications request - reminder
 
Dear HR Manager, 
Good morning! 
 
Please be reminded that an answer to my email dated 12/01/2023 requesting clarifications is still pending. 
Furthermore I would like to inform you that up to today the "new personnel attendance system" is still inactive for me. 
 
 
Thank you for your time and patience, 
Me

 ________________________________________
From: Me
Sent: Thursday, 12 January 2023, 12:41
To: HR Manager
CC: Production manager, Production assistant manager,
Subject: RE: PRECAUTIONS - Clarifications request
 

Dear HR manager,
thank you for your email,
First of all, I would like to wish you and your family a happy and healthy new year.
 
I am a little perplexed regarding the starting date of the new personnel attendance system, 
Overlooking the fact that I was informed today about a procedure being applied on the 1st of January, I would like to know how we are going to rectify the registration of the working hours in the days already passed since it's implementation (i.e. 1-12 January).
 
Moreover, a couple of questions arose from your email that, in order to avoid future misunderstandings, I would like them to be answered in written:
 
1. Can the company offer a clear and unequivocal definition of what is considered as a "daily facility visit"? 
    Some real life examples:
    Facility 4, which was added 2 years ago in the Company, is routinely a 13-16 working hours day for me (and also for others). Is this considered a "daily facility visit" by the company? 
    A "daily facility visit" in Facility 3 & Facility 2 of 07:00-21:30 (start and return to my base which is Facility 1) is also considered a "daily facility visit" by the company?
    A "daily facility visit" in Facility 3 that return to base is happening at 00:02 of the next day is still considered a "daily facility visit" by the company?
 
2. What exactly does "Expenses incurred during daily facility visits" mean? Which expenses fall under this category for the company? 
    Real life examples: 
    If a tyre repair is required during a "daily facility visit" (it is an "expense incurred during a facility visit" by all means) will it not be covered by the company?
    If ice has to be purchased on the road in order to conserve samples in transit between a facility and the laboratory (again an "expense incurred during a facility visit") will the cost not be covered by the company?
 
3. How many "Rest hours" does the company require between working days/"daily facility visits"? 
    Real life example: 
    If job finishes at 03:30, am I (and others) expected by the company to be at work at 7:30 after having worked 20 hours the previous day with "only" 4 hours rest?
 
4. What is the company's position for "daily facility visits" in non-Company facilities (Company 1, company 2, company 3 etc.)? Will the company cover expenses?
 
5. Facility 3 does not offer any food service as you are well aware. 
    Will we be provided with coupons like our colleagues working there or are travel expenses (lunch) justified if a "daily facility visit" is performed in Facility 3?
 
6. What is the company's position regarding flexibility in starting working time? 
   Can the work day starting time be changed to 06:00, 04:30, 11:00 or 15:00 for example instead of 07:30 in order to better respond to real time/life production needs/requests (it is implied that the minimum of 9 working hours are registered in   the workplace no matter the starting working time)?
 
 
Just for the record, I would like to state that some of the "precautions taken by the management" constitute, again, a unilateral modification of oral agreements made some years back when I was first approached by the company and offered the position, I am occupying for the last 6 years.
 
 
Thank you for your time and patience,
Me 
 
 
From: HR Manager 
Sent: Thursday, 12 January 2023 11:50
To: Me
Cc: Production assistant manager,
Subject: PRECAUTIONS
 
Good Morning,
 
We would like to announce to you some precautions taken by the management due to economic conditions and in the meantime, remind you of some company rules already in effect. 
 
•    Expenses incurred during daily facility visits will not be covered by the company.
•    Travel approval form (PXD-JT4561) should be filled for overnight travel and get approval from the general manager prior to one week. Expense limits will be mentioned on the signed form.
•    All stationery orders,  kitchen and cleaning consumable orders should be sent by e-mail to XXXXXX person and she will enter all orders to YYYYY online system.  
•    In order to reduce the use of company cars, facility visits should be scheduled to use a minimum number of cars.
•    Regarding the air conditioner operating please find attached the instruction 
•    Avoid  unnecessary electricity consumption  
 
 
As of 1st January 2023, the new personnel attendance system will be active in all facilities and all personnel including managers should read their faces to the machine.
 
We hope to overcome this difficult period as soon as possible with the support of all of us.
 
Best Regards,
HR Manager
 

 

[Narayan]

Είσαι σωστός και τυπικός, κακώς θίχτηκε ο Γ.Γ. ενώ δεν έχουν δωθεί οι απαραίτητες διευκρινήσεις.

[sphinxgr]

Όλα αυτά που ρωτάς γίνονται σε meetings.

Σοβαρή συζήτηση δεν μπορεί να γίνει γραπτώς. Κανείς δεν πληρώνεται για να απαντά σε δεκάδες ερωτήσεις μέσω mail, απο τον κάθε υπάλληλο που έχεις απορίες και που το κάθε τι μπορεί να παρεμνηνυθεί απο ένα λάθος σημείο στίξης. 

[Snoob]

Eλπίζω τα παραπάνω να έχουν γραφτεί σε χώρα όπου τα αγγλικά δεν είναι η μητρική.

[bgeorgalas]

ναι δυστυχώς σε χώρα όπου τα αγγλικά δεν είναι μητρική,

sphinx: ο εκάστοτε υπάλληλος πως είναι καλυμένος μετά από ένα meeting? Γιατί ναι, πριν την πρόσληψη Meeting είχε γίνει και τελικά πολλές από τις συμφωνηθέντες παροχές (όπως τα "daily expenses" τις πήραν πίσω με μαιλ, και στην τελική η εταιρεία γιατί δεν καλεί σε meeting πάρα επιλέγει να στείλει μαιλ? (δεν θέλω να στην πω τον τρόπο σκέψης του HR προσπαθώ να καταλάβω). Ή να το πω και διαφορετικά: αν εγώ τρακάρω με το εταιρικό μετά από 16 ώρες στον δρόμο επειδή μου έχει πέσει το ζάχαρο (μια και δεν πληρωνεί καφε + sandwich) η εταιρεία θα υποστήριξει τις θέσεις της ή θα βγει να πει "ο μλκς πήρε το εταιρικό στις 22:00 το βράδυ και πήγε βόλτα, εμεις δεν είπαμε ποτε οδήγα σαν να μην υπάρχει άυριο..." και θα βρεθώ και κερατάς και δαρμένος οεο?

Το δικό μου "ανάπηρο μυαλό" από την στιγμή που η εταιρεία μου είπε να χτυπαω κάρτα χωρις να έχει ενεργοποιήσει το σύστημα παρουσίας για εμένα λέει ότι αυτομάτως πάνε να με βγάλουν φάουλ: "....Ορίστε κύριοι του στείλαμε μαιλ να χτυπάει κάρτα, έχουν περάσει 2 μηνές και εκείνος εξακολουθεί να μην το κάνει..."  συνεπώς εγώ δεν είχα άλλη λύση από το να ακυρώσω μονομερως το μαιλ με τις οδηγίες που μου ήρθε ως ανεφάρμοστο δεδομένου ότι δεν έδωσαν διευκρινήσεις ούτε ενεργοποίησαν το σύστημα παρουσίας.

for the record το μικρότερο ταξίδι ανάμεσα στα facilities είναι πήγαινε-έλα 450χλμ από την έδρα μου 

Επεξ/σία 27 Μαρτίου 2023 από bgeorgalas

[Snoob]

Eυτυχώς που γράφτηκαν σε χώρα όπου τα αγγλικά δεν είναι μητρική.

Διαφορετικά, κάποιος θα είχε περάσει από το ταμείο. Όχι πως χρειάζεται να είναι μητρική κάποιου τα αγγλικά, για να διακρίνει την επιθετικότητα.

Δεν είναι μόνο τι ζητάμε, όταν γράφουμε κάτι, είναι και ο τρόπος που το ζητάμε. 

Οπότε, με τα ελάχιστα που ξέρω για την υπόθεση, θα έλεγα πως ισχύει αυτό που έγραψες παραπάνω: είσαι γνωστος κάποιου υψηλά ιστάμενου ή/και τους είσαι απαραίτητος.

 

[bgeorgalas]

snoob: "Διαφορετικά, κάποιος θα είχε περάσει από το ταμείο." 

Αυτό προσπαθώ να καταλάβω: είμαι σωστός σε αυτά που γράφω, αλλά ο τόνος μου είναι ενοχλητικός? ή απλά μας ενοχλουν να ακούγονται τα πράγματα όπως είναι?

Στην τελική αυτό που ζήτησα είναι ο κανονισμός εργασίας (που θα έπρεπε να υπάρχει και να περιγράφει όλα τα παραπάνω) και εδώ είμαι λάθος?

Επεξ/σία 27 Μαρτίου 2023 από bgeorgalas

[Finn]

3 λεπτά πριν, bgeorgalas είπε

snoob: "Διαφορετικά, κάποιος θα είχε περάσει από το ταμείο." 

Αυτό προσπαθώ να καταλάβω: είμαι σωστός σε αυτά που γράφω, αλλά ο τόνος μου είναι ενοχλητικός? ή απλά μας ενοχλουν να ακούγονται τα πράγματα όπως είναι?

Εμένα μου βγάζει μια δόση arrogancy ο τρόπος γραφής σου, ιδίως στο σημείο που αναφέρεις και παραδείγματα για τα facilities. Σε φάση επειδή είστε λίγο στόκοι θα σας το σχεδιάσω σε χαρτί μπας και το καταλάβετε.

[Amaretos]

Εγω μαζι σου ειμαι, γενικα το HR εχει την εντυπωση στις εταιρειες οτι ειναι το αφεντικο νο 2 και την εχουν ψωνισμενη, και ειδικα αφου μαλλον ισχυει αυτο καταλαβαινουμε "οτι εισαι ψιλοαπαραιτητος" καλα κανεις και απαντας με "υφος" , για μενα δεν εισαι λαθος, και επισης πολυ σωστα ζητας τις απαντησεις εγγραφως!

[Snoob]

Έχει σημασία το πώς γράφουμε κάτι.

Η αίσθηση που έχω είναι ότι η επικοινωνία ξεκινάει πολύ επιθετικά. Μπορεί τα παράπονα να είναι δίκαια, δεν το γνωρίζω αυτό, αλλά όταν έχουν αναφέρει ήδη ότι απαιτείται έγκριση για το εκτός έδρας μία εβδομάδα πριν και ότι το ύψος των εξόδων θα αναφέρεται στο σχετικό έντυπο, δεν χρειάζονται ούτε τα "real life examples" ούτε τίποτε.

Μία εβδομάδα πριν το εκτός έδρας θα καταθέτεις το έντυπο, το οποίο θα υπογράφεται από τον προϊστάμενο, και εκεί θα σου λένε ως τι ύψος θα σε καλύψουν.

Η αίσθηση που αποκομίζω από αυτά που γράφει η εταιρία είναι ότι γινόταν πανικός με τα έξοδα και τη χρήση των εταιρικών αυτοκινήτων, και προσπαθούν να συμμαζέψουν την κατάσταση.

Και η εταιρία, βέβαια, γράφει κάτι γενικότητες, λ.χ. εκεί που αναφέρει την κατανάλωση ηλεκτρικού.

Τέλος, οι προφορικές συμφωνίες είναι τεράστια παγίδα. Το αναφέρω από προσωπική πείρα.

[bgeorgalas]

-Finn: ενδεχομένως να έχεις δίκιο,

δυστυχώς όσο μεγαλώνaμε σαν εταιρεία τόσο μεγαλωσε και το χάσμα ανάμεσα στα "γραφεία" και στην "παραγωγή", επειδή δεν έχω την απαίτηση (αν και για εμένα θα έπρεπε) να ξέρουν όσοι εργάζονται στο ΗR (9:00-18:00 γραφείο) πόσες ώρες είμαι στον δρόμο, πόσες ώρες θέλει η κάθε δουλειά ή που είναι η κάθε εγκατάσταση και επειδή η δουλειά μου είναι πολύ εξειδικευμένη είπα να τους το κάνω "λιανά"
 

[kimimaro_]

Εγω με τα λίγα αγγλικά που σκαμπάζω μου φαίνεσαι κύριος. Το hr δεν μπαίνει καν στον κόπο να σου δώσει σαφείς απαντήσεις ενώ εσύ ξεκινάς και κλείνεις κάθε email με το σεις και με το σας. Ακόμα και όταν διαφωνείς το λες ευγενικά ("I am a little perplexed...", "I would like to know how we are going to rectify..", "to avoid future misunderstandings, I would like them to be answered in written..",  "I do not wish to disagree with you..")

Εντάξει ίσως παραείναι direct το απο κάτω. Εκφράζεις έντονα την αντίθεση σου αλλα και πάλι χωρίς να προσβάλεις κανένα.

"As far as I am concerned, I do not wish to discuss anything with anybody directly or indirectly: Since this communication has been commenced in written, I, in my turn want a written reply to the clarifications submitted stating the company’s official position.

Since the company is refusing to answer my clarifications request and state it's official position in written and since the "new personnel attendance system" has not been still activated for me I have no other option but to consider the initial email dated 12/01/2023 null and void..."

Επίσης το να σου λεει ο διευθυντής οτι θα έπαιρνες πόδι απο αλλου αλλα εχε χάρη που γνωριζόμαστε λέει πολλά για την εταιρεία.

[Snoob]

Και, προφανώς, σε κάθε γλώσσα του πλανήτη, το να σου λένε "συζήτησε τις απορίες με τον προϊστάμενό σου" και να απαντάς "Σε ό,τι με αφορά, δεν επιθυμώ να συζητήσω τίποτε και με κανέναν, άμεσα ή έμμεσα", είναι αγενές.

Αγενές κατηγορίας απολύστε με να τελειώνουμε.

Αν αυτός είναι ο στόχος, καλώς. 

[bgeorgalas]

2 λεπτά πριν, Snoob είπε

Έχει σημασία το πώς γράφουμε κάτι.

Η αίσθηση που έχω είναι ότι η επικοινωνία ξεκινάει πολύ επιθετικά. Μπορεί τα παράπονα να είναι δίκαια, δεν το γνωρίζω αυτό, αλλά όταν έχουν αναφέρει ήδη ότι απαιτείται έγκριση για το εκτός έδρας μία εβδομάδα πριν και ότι το ύψος των εξόδων θα αναφέρεται στο σχετικό έντυπο, δεν χρειάζονται ούτε τα "real life examples" ούτε τίποτε.

Μία εβδομάδα πριν το εκτός έδρας θα καταθέτεις το έντυπο, το οποίο θα υπογράφεται από τον προϊστάμενο, και εκεί θα σου λένε ως τι ύψος θα σε καλύψουν.

Η αίσθηση που αποκομίζω από αυτά που γράφει η εταιρία είναι ότι γινόταν πανικός με τα έξοδα και τη χρήση των εταιρικών αυτοκινήτων, και προσπαθούν να συμμαζέψουν την κατάσταση.

Και η εταιρία, βέβαια, γράφει κάτι γενικότητες, λ.χ. εκεί που αναφέρει την κατανάλωση ηλεκτρικού.

Τέλος, οι προφορικές συμφωνίες είναι τεράστια παγίδα. Το αναφέρω από προσωπική πείρα.

Διευκρίνηση: σαν εκτός έδρας θεωρουν μόνο τις διανυκτερεύσεις με άλλα λογιά εγώ κάνω 6000-6500χλμ/μήνα με 16-18 μονοήμερα ταξίδια τον μήνα και πληρώνω από την τσέπη μου τον καφέ και το βραδινό.

Αλλά και πάλι αυτό δεν είναι το θέμα για εμένα: επιλογή μου να μείνω ή να φύγω αφού μου έχουν ξεκαθαρίσει ποιες θα είναι οι συνθήκες εργασίας μου απλά να τις ξεκαθαρίσουν εγγράφως ζήτησα φέρνοντας καθημερινά παραδείγματα δεν κατανοώ γιατί δεν θα μπορούσαν να απαντήσουν ευθέως: ναι για μονοήμερα δεν πληρώνουμε καφε ασχέτως πόσες ώρες δουλευεις, ναι το λάστιχο το πληρώνεις από την τσέπη σου αν σκάσει κτλ κτλ 

[zanskou]

συγνωμη, κανονισμος εργασίας δεν υπάρχει καπου σε ολοκληρη εταιρεία που να ξεκαθαρίζει για όλους τι και πώς ισχύει ;