Λίστα κρατήσεων σε excel

[istrios]

Παίδες με τα πολύ λίγα πράγματα που ξέρω έχω φτιάξει μία λίστα με κρατήσεις για Beach Bar και θέλω να κάνω τα εξής πράγματα.

1. Όταν αλλάζω ημερομηνία να καθαρίζει ο πίνακας για καινούριες εγγραφές αλλά όταν επιστρέφω στην προηγούμενη να εμφανίζονται οι εγγραφές πάλι στην τρέχουσα ημερομηνία

2. Κάνουμε πολλές αλλαγές τραπεζιών κατά τη διάρκεια λειτουργίας. Έχω βάλει πεδίο "Αλλαγή τραπεζιού - Από -Προς" και θέλω όταν επιλέγω το τραπέζι πχ 48 στο 58 να μου πάρει αυτόματα την οριζόντια στήλη στο συγκεκριμένο τραπέζι αλλάζοντας αντίστοιχα τις εγγραφές. Τα στοιχεία δηλαδή του τραπεζιού 48 να μου τα πάει στο 58 και του 58 στο 48.

Στη σελίδα πλάνο έχω συνδέσει μόνο τα τραπέζια με κατάληξη αριθμού 7 και 8 για να δω πως συμπεριφέρεται.

Ψάχνω μήπως βρω κάτι σχετικό αλλά δεν βρήκα κάτι και είπα να ζητήσω τη βοήθεια σας. Το αρχείο είναι καθαρά για προσωπική χρήση και προς διευκόλυνση μου και είναι στημένο σε Excel 2016 αν αυτό παίζει ρόλο. Επισυνάπτω το αρχείο αν κάποιος έχει το χρόνο να το κοιτάξει.

Beach Bar Reservations Demo.xlsx

Επεξ/σία 25 Νοεμβρίου 2018 από istrios

[masteripper]

Υπόψιν....το Excel είναι λογιστικό φύλλο και όχι βάση δεδομένων....σίγουρα με κάποια ενασχόληση μπορεί να κάνει αυτά που ζητάς αλλά μετά απο κάποιο σημείο θα είναι δύσχρηστο και πιθανόν να δημιουργήσει πολλά προβλήματα....

[istrios]

49 λεπτά πριν, masteripper είπε

Υπόψιν....το Excel είναι λογιστικό φύλλο και όχι βάση δεδομένων....σίγουρα με κάποια ενασχόληση μπορεί να κάνει αυτά που ζητάς αλλά μετά απο κάποιο σημείο θα είναι δύσχρηστο και πιθανόν να δημιουργήσει πολλά προβλήματα....

Ναι το γνωρίζω αυτό. Κάνω την προσπάθεια αυτή να μπει μία τάξη όσον αφορά τις κρατήσεις με χαρτάκια..στο έδωσα..δεν στο έδωσα..στο είπα..δεν στο είπα..κλπ

[Lanike71]

Νομίζω ότι είναι καλύτερα να απευθυνθείς σε κάποιον να το υλοποιήσει σε κάποια γλώσσα με μία κατάλληλη β.δ.

Δε ζητάς παπάδες, απλά πράγματα θα κάνει, οπότε δε θα βγει και ακριβό.

Θα μπορούσα να σου πω ότι γίνεται εύκολα αν δε θες πολλά και τα θες μόνο για την τρέχουσα ημέρα. Αλλά από τη στιγμή που θες να έχεις και εγγραφές για παλαιότερες μέρες, είναι μονόδρομος το να πας σε άλλη λύση.

Αν έχεις χρόνο και δε θες να δώσεις χρήμα, διάβασε access. Δεν είναι δύσκολο. Το μόνο δύσκολο είναι να καταλάβεις πώς κουμπώνουν οι πίνακες μεταξύ τους. Οι φόρμες και τα κουμπάκια και τα ερωτήματα δεν είναι δύσκολο να γίνουν.

 

Επεξ/σία 25 Νοεμβρίου 2018 από Lanike71

[masteripper]

Να συμπληρώσω ότι η Access είναι σαφώς η ταχύτερη δυνατή υλοποίηση είτε αν θα διαβάσεις και το κάνεις μόνος σου είτε αν απευθυνθείς σε κάποιον να στο κάνει....και φυσικά μπορεί να μεγαλώσει όσο θες...σήμερα 1 χαρτάκι...αυριο barcode...και πάει λέγοντας...

[istrios]

Αν ήταν δική μου η επιχείρηση δεν θα το σκεφτόμουν να το αναθέσω κάπου επί πληρωμή. Υπάλληλος είμαι (Ταμίας) και έχω και τον τομέα των κρατήσεων εφόσον σηκώνω εγώ τα τηλέφωνα και δυστυχώς δεν δείχνουν ενδιαφέρον για αυτό το θέμα. Να διευκολύνω τον εαυτό μου θέλω. Προτίμησα το Excel έτσι ώστε μέσω Google Sheets να μπορεί τρίτο άτομο να βλέπει τις εγγραφές ο οποίος βρίσκεται συνέχεια παραλία και να ξέρει ανά πάσα στιγμή την κατάσταση. Για access θέλει πολύ διάβασμα στην αρχή για να την καταλάβεις και προτίμησα την ευκολότερη λύση επειδή γνωρίζω πολύ λίγα πράγματα. Όπως και να χει σας ευχαριστώ πολύ για τις όποιες συμβουλές σας.

Επεξ/σία 26 Νοεμβρίου 2018 από istrios

[pmav99]

@istrios Αφού θες να μείνεις στο excel, θα σου πρότεινα να ξεχάσεις το 1 γιατί απαιτεί VBA:

Αναφορά σε κείμενο

1. Όταν αλλάζω ημερομηνία να καθαρίζει ο πίνακας για καινούριες εγγραφές αλλά όταν επιστρέφω στην προηγούμενη να εμφανίζονται οι εγγραφές πάλι στην τρέχουσα ημερομηνία

 

Για κάθε ημερομηνία θα έχεις είτε διαφορετικό worksheet (δηλαδή ένα workbook με ένα worksheet για κάθε μέρα) είτε διαφορετικό workbook ενώ για τις αλλαγές τραπεζιών/κρατήσεων θα κάνεις αποκοπή-επικόλληση των στοιχείων με το χέρι.

Επεξ/σία 26 Νοεμβρίου 2018 από pmav99

[Lanike71]

14 λεπτά πριν, pmav99 είπε

@istrios Αφού θες να μείνεις στο excel, θα σου πρότεινα να ξεχάσεις το 1 γιατί απαιτεί VBA:

Για κάθε ημερομηνία θα έχεις είτε διαφορετικό worksheet (δηλαδή ένα workbook με ένα worksheet για κάθε μέρα) είτε διαφορετικό workbook ενώ για τις αλλαγές τραπεζιών/κρατήσεων θα κάνεις αποκοπή-επικόλληση των στοιχείων με το χέρι.

Ή αν είναι μερακλής, κουμπάκια και vba

[basilis5]

Θα σου προτεινα οπως ειπωθηκε πιο πανω να φτιαξεις ενα template sheet και να το κανεις replicate για καθε ημερα (φανταζομαι beach bar θα εχεις μονο 4-5 μηνες;)

 

επειτα φτιαξε συην κεντρικη σελιδα ενα κεντρικο μενου να πλοηγεισαι αν θες με ενα απλο drop down

https://contexturesblog.com/archives/2016/03/17/excel-sheet-selector-with-no-macros/

 

Και σε καθε sheet βαλε και ενα shortcut να σε γυρνα στην κεντρικη. Ανορθοδοξος τροπος, αλλα στην τελικη και πολυ ασχοληθηκες φιλε, απλα βελτιωσε τη δικη σου καθημερινοτητα

[Lanike71]

 

Στις 26/11/2018 στις 11:43 ΠΜ, istrios είπε

Αν ήταν δική μου η επιχείρηση δεν θα το σκεφτόμουν να το αναθέσω κάπου επί πληρωμή. Υπάλληλος είμαι (Ταμίας) και έχω και τον τομέα των κρατήσεων εφόσον σηκώνω εγώ τα τηλέφωνα και δυστυχώς δεν δείχνουν ενδιαφέρον για αυτό το θέμα. Να διευκολύνω τον εαυτό μου θέλω. Προτίμησα το Excel έτσι ώστε μέσω Google Sheets να μπορεί τρίτο άτομο να βλέπει τις εγγραφές ο οποίος βρίσκεται συνέχεια παραλία και να ξέρει ανά πάσα στιγμή την κατάσταση. Για access θέλει πολύ διάβασμα στην αρχή για να την καταλάβεις και προτίμησα την ευκολότερη λύση επειδή γνωρίζω πολύ λίγα πράγματα. Όπως και να χει σας ευχαριστώ πολύ για τις όποιες συμβουλές σας.

Δεν ξέρω αν το φτιάξει κάποιος και προσθέσει vba κώδικα (για τα macros δεν ξέρω), αλλά έχε κατά νου ότι vba στα google sheets δεν παίζουν.

Τσεκαρισμένο από εμένα. Tα Google Sheets έχουν δικιά τους γλώσσα.

Επεξ/σία 27 Νοεμβρίου 2018 από Lanike71

[masteripper]

Αν πρέπει να το βλέπει στην παραλία...αναγκαστικά...τουλάχιστον Access + MySQL και μάλλον μια εφαρμογούλα σε Android (κινητό) για να τραβάει τα δεδομένα....εκτός αν μπορούν να τρέχουν queries μέσω των διαφόρων MySQL client (πάλι σε Android)

[MastroGiannis]

Πολλές φορές, όσοι ασχολούμαστε εντατικά  –ερασιτεχνικά ή επαγγελματικά–  με την τεχνολογία, ψάχνουμε για λύσεις πολυπλοκότερες απ’ ότι χρειάζεται και μοιάζει να ψάχνουμε τα γυαλιά που φοράμε ήδη στα μάτια μας.

Με μια μικρή αλλαγή στον τρόπο εργασίας και της δόμησης των δεδομένων γίνονται εύκολα (σχεδόν όλα) όσα ζητάς, φίλε istrios.

Απλά, τα στοιχεία των κρατήσεων θα πρέπει να καταχωρούνται σε έναν (και μόνο) πίνακα ως βάση δεδομένων (μια γραμμή στο πίνακα = μια κράτηση) και από εκεί θα αντλείς τις πληροφορίες που χρειάζεσαι (σε άλλα φύλλα μέσω συναρτήσεων, δεν γίνεται εισαγωγή δεδομένων σε κελιά που περιέχουν τύπους) για την ανάλυσή τους και τη δόμηση των παρουσιάσεών τους (κάτι σαν reports), τις οποίες θα μπορείς να εκτυπώνεις, αποθηκεύεις ως PDF, μοιράζεσαι με όποιον θέλεις απ’ όπου θέλεις κτλ.

Η μονοσήμαντη πληροφορία (το ID της κάθε καταχώρησης) είναι η ημερομηνία και ο αριθμός τραπεζιού. Στο αρχείο/δείγμα που επισυνάπτω ως απάντηση/πρόταση, αυτό το ID δημιουργείται με τη συνένωση του σειριακού αριθμού της ημερομηνίας κράτησης και του αριθμού του τραπεζιού και είναι “κρυμμένη” στη στήλη Α του φύλλου DataTable. Για παράδειγμα, με ημερομηνία 29/11/2018 (ΣΑ: 43433) και τραπέζι 47, έχουμε το ID κράτησης 4343347. Αυτά με την προϋπόθεση πως για κάθε τραπέζι έχουμε μια κράτηση τη μέρα, αλλιώς θα πρέπει να εμπλακεί και η ώρα στη δημιουργία κλειδιού.

Οι αλλαγές των τραπεζιών (Από-Προς) γίνονται εύκολα απ’ ευθείας στον πίνακα καταχώρησης και μια μορφοποίηση υπό συνθήκες βοηθάει στην εντόπιση των διπλοκρατήσεων.

Έτσι, το αρχείο είναι εύχρηστο και διατηρείται λιτό "ελαφρύ" κι ευέλικτο ενώ δίνει τη δυνατότητα της άμεσης διάθεσης των δεδομένων κρατήσεων σε οποιαδήποτε εφαρμογή κι αν χρειαστεί μελλοντικά να μεταπηδήσεις (πχ MS Access).

Τα φύλλα είναι κλειδωμένα χωρίς κωδικό για εύκολη μετακίνηση με το πληκτρολόγιο και για την προστασία τους από ακούσια αλλαγή της δομής τους. Η αλλαγή της ημερομηνίας στα φύλλα παρουσίασης (Πλάνο και Κρατήσεις) γίνεται με τα κουμπάκια "Πάνω-Κάτω".

Αν, τελικά, σε βολέψει η πρότασή μου, δεν έχεις παρά να επεκτείνεις τον πίνακα καταχώρησης προς τα κάτω εις το άπειρον και να προσαρμόσεις τους τύπους και τα ονόματα στη νέα περιοχή των δεδομένων.

Ελπίζω να βοηθάω γιατί χαίρομαι να βοηθάω ανθρώπους που με τις δυνάμεις τους και την τεχνολογία προσπαθούν να βελτιώσουν τη δουλειά και τη ζωή τους, άσχετα με το άμεσο χρηματικό αποτέλεσμα στην αμοιβή τους.

Beach Bar Reservations Demo_Re.xlsx

[istrios]

1 ώρα πριν, MastroGiannis είπε

Πολλές φορές, όσοι ασχολούμαστε εντατικά  –ερασιτεχνικά ή επαγγελματικά–  με την τεχνολογία, ψάχνουμε για λύσεις πολυπλοκότερες απ’ ότι χρειάζεται και μοιάζει να ψάχνουμε τα γυαλιά που φοράμε ήδη στα μάτια μας.

Με μια μικρή αλλαγή στον τρόπο εργασίας και της δόμησης των δεδομένων γίνονται εύκολα (σχεδόν όλα) όσα ζητάς, φίλε istrios.

Απλά, τα στοιχεία των κρατήσεων θα πρέπει να καταχωρούνται σε έναν (και μόνο) πίνακα ως βάση δεδομένων (μια γραμμή στο πίνακα = μια κράτηση) και από εκεί θα αντλείς τις πληροφορίες που χρειάζεσαι (σε άλλα φύλλα μέσω συναρτήσεων, δεν γίνεται εισαγωγή δεδομένων σε κελιά που περιέχουν τύπους) για την ανάλυσή τους και τη δόμηση των παρουσιάσεών τους (κάτι σαν reports), τις οποίες θα μπορείς να εκτυπώνεις, αποθηκεύεις ως PDF, μοιράζεσαι με όποιον θέλεις απ’ όπου θέλεις κτλ.

Η μονοσήμαντη πληροφορία (το ID της κάθε καταχώρησης) είναι η ημερομηνία και ο αριθμός τραπεζιού. Στο αρχείο/δείγμα που επισυνάπτω ως απάντηση/πρόταση, αυτό το ID δημιουργείται με τη συνένωση του σειριακού αριθμού της ημερομηνίας κράτησης και του αριθμού του τραπεζιού και είναι “κρυμμένη” στη στήλη Α του φύλλου DataTable. Για παράδειγμα, με ημερομηνία 29/11/2018 (ΣΑ: 43433) και τραπέζι 47, έχουμε το ID κράτησης 4343347. Αυτά με την προϋπόθεση πως για κάθε τραπέζι έχουμε μια κράτηση τη μέρα, αλλιώς θα πρέπει να εμπλακεί και η ώρα στη δημιουργία κλειδιού.

Οι αλλαγές των τραπεζιών (Από-Προς) γίνονται εύκολα απ’ ευθείας στον πίνακα καταχώρησης και μια μορφοποίηση υπό συνθήκες βοηθάει στην εντόπιση των διπλοκρατήσεων.

Έτσι, το αρχείο είναι εύχρηστο και διατηρείται λιτό "ελαφρύ" κι ευέλικτο ενώ δίνει τη δυνατότητα της άμεσης διάθεσης των δεδομένων κρατήσεων σε οποιαδήποτε εφαρμογή κι αν χρειαστεί μελλοντικά να μεταπηδήσεις (πχ MS Access).

Τα φύλλα είναι κλειδωμένα χωρίς κωδικό για εύκολη μετακίνηση με το πληκτρολόγιο και για την προστασία τους από ακούσια αλλαγή της δομής τους. Η αλλαγή της ημερομηνίας στα φύλλα παρουσίασης (Πλάνο και Κρατήσεις) γίνεται με τα κουμπάκια "Πάνω-Κάτω".

Αν, τελικά, σε βολέψει η πρότασή μου, δεν έχεις παρά να επεκτείνεις τον πίνακα καταχώρησης προς τα κάτω εις το άπειρον και να προσαρμόσεις τους τύπους και τα ονόματα στη νέα περιοχή των δεδομένων.

Ελπίζω να βοηθάω γιατί χαίρομαι να βοηθάω ανθρώπους που με τις δυνάμεις τους και την τεχνολογία προσπαθούν να βελτιώσουν τη δουλειά και τη ζωή τους, άσχετα με το άμεσο χρηματικό αποτέλεσμα στην αμοιβή τους.

Beach Bar Reservations Demo_Re.xlsx

Τι να πω τώρα...ότι και να πω είναι απλά πολύ λίγο μπροστά σε αυτό που είδα στο αρχείο...RESPECT μόνο θα σου πω. Η άγνοια μου με οδήγησε σε αδιέξοδο ως προς τελικό αποτέλεσμα και χάθηκα στους τύπους που και αυτούς με παραδείγματα από το διαδίκτυο και πολύ πειραματισμό αν ωφελούν σε αυτό που ήθελα να κάνω. Οι γνώσεις μου είναι αρχάριου και πραγματικά θαύμασα το σκεπτικό σου και το αποτέλεσμα που είδα. Ένα πολύ μεγάλο ευχαριστώ ίσως να είναι λίγο. Φαίνονται ξεκάθαρα οι γνώσεις σου στο αντικείμενο και προς τιμήν σου που τις έδωσες απλόχερα. Είναι η ευκαιρία μου μελετώντας τη δομή να μάθω περισσότερα. Και πάλι ευχαριστώ. 

Επεξ/σία 28 Νοεμβρίου 2018 από istrios

[MastroGiannis]

Χαίρομαι πραγματικά που η προσφορά μου πιάνει τόπο και εκτιμήθηκε σε τέτοιο βαθμό.

Αν και το Excel δεν παρέχει μεγάλη ασφάλεια στην αποθήκευση δεδομένων, οι βασικές δυνατότητες που παρέχει σ’ αυτό και οι αξεπέραστες ικανότητές του στην ανάλυσή τους, για το τρέχον επίπεδο των απαιτήσεών σου, το καθιστούν το ιδανικό εργαλείο για την περίπτωσή σου. Το μυστικό για οποιαδήποτε εφαρμογή είναι η σωστή, συμπαγής και ανεξάρτητη αποθήκευση των δεδομένων. Αν αυτό διασφαλίζεται τότε μπορείς να αξιοποιήσεις στο έπακρο τις δυνατότητες του οποιουδήποτε εργαλείου χρησιμοποιήσεις για τη διαχείριση τους. Άλλωστε, ένα φύλλο Excel  μπορεί κάλλιστα να αποτελέσει πηγή δεδομένων για πολλές εφαρμογές βάσεων δεδομένων όπως η Access. Από κει κι έπειτα, γνώση φαντασία και όρεξη χρειάζεται για να δομήσεις την εφαρμογή σου όπως τη θες. Συνέχισε τη μελέτη και την αναζήτηση έχοντας στο μυαλό σου πως το Excel έχει πολλές διεξόδους να σου προσφέρει σ’ αυτό που έχεις ξεκινήσει και κράτα τα ώτα σου κλειστά στις Σειρήνες του πελάγους της πληροφορικής.

Για παράδειγμα, το φύλλο Πλάνο θα μπορούσε να είναι ξεχωριστό βιβλίο που να "βλέπει" στο βιβλίο με τα δεδομένα και απλά θα τα παρουσιάζει στον χρήστη του χωρίς να μπορεί να τα αλλάξει. Κάνε μια δοκιμή κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου Πλάνο και επιλέγοντας "Μετακίνηση ή αντιγραφή" (Move or Copy)σε νέο βιβλίο απ’ το παράθυρο διαλόγου που θα ανοίξει. Μπορείς να έχεις πολλά Πλάνα με συγκεκριμένα τραπέζια το καθένα και να "βλέπουν" όλα στο ίδιο βιβλίο με το φύλλο δεδομένων DataTable. Επίσης, το αυτόματο φίλτρο στο φύλλο δεδομένων αποτελεί ένα πολύ δυνατό εργαλείο στον έλεγχό τους.

Καλή συνέχεια λοιπόν και όπου κι αν κολλήσεις  -εδώ είμαστε!

 

[istrios]

Στις 28/11/2018 στις 11:32 ΜΜ, MastroGiannis είπε

Χαίρομαι πραγματικά που η προσφορά μου πιάνει τόπο και εκτιμήθηκε σε τέτοιο βαθμό.

Αν και το Excel δεν παρέχει μεγάλη ασφάλεια στην αποθήκευση δεδομένων, οι βασικές δυνατότητες που παρέχει σ’ αυτό και οι αξεπέραστες ικανότητές του στην ανάλυσή τους, για το τρέχον επίπεδο των απαιτήσεών σου, το καθιστούν το ιδανικό εργαλείο για την περίπτωσή σου. Το μυστικό για οποιαδήποτε εφαρμογή είναι η σωστή, συμπαγής και ανεξάρτητη αποθήκευση των δεδομένων. Αν αυτό διασφαλίζεται τότε μπορείς να αξιοποιήσεις στο έπακρο τις δυνατότητες του οποιουδήποτε εργαλείου χρησιμοποιήσεις για τη διαχείριση τους. Άλλωστε, ένα φύλλο Excel  μπορεί κάλλιστα να αποτελέσει πηγή δεδομένων για πολλές εφαρμογές βάσεων δεδομένων όπως η Access. Από κει κι έπειτα, γνώση φαντασία και όρεξη χρειάζεται για να δομήσεις την εφαρμογή σου όπως τη θες. Συνέχισε τη μελέτη και την αναζήτηση έχοντας στο μυαλό σου πως το Excel έχει πολλές διεξόδους να σου προσφέρει σ’ αυτό που έχεις ξεκινήσει και κράτα τα ώτα σου κλειστά στις Σειρήνες του πελάγους της πληροφορικής.

Για παράδειγμα, το φύλλο Πλάνο θα μπορούσε να είναι ξεχωριστό βιβλίο που να "βλέπει" στο βιβλίο με τα δεδομένα και απλά θα τα παρουσιάζει στον χρήστη του χωρίς να μπορεί να τα αλλάξει. Κάνε μια δοκιμή κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου Πλάνο και επιλέγοντας "Μετακίνηση ή αντιγραφή" (Move or Copy)σε νέο βιβλίο απ’ το παράθυρο διαλόγου που θα ανοίξει. Μπορείς να έχεις πολλά Πλάνα με συγκεκριμένα τραπέζια το καθένα και να "βλέπουν" όλα στο ίδιο βιβλίο με το φύλλο δεδομένων DataTable. Επίσης, το αυτόματο φίλτρο στο φύλλο δεδομένων αποτελεί ένα πολύ δυνατό εργαλείο στον έλεγχό τους.

Καλή συνέχεια λοιπόν και όπου κι αν κολλήσεις  -εδώ είμαστε!

Έχω ολοκληρώσει σχεδόν όλο το στήσιμο αφού έφαγα πολύ μελέτη ειδικά με τα ID και την  εφαρμογή της εντολής INDEX στο φύλλο εργασίας κατάλαβα αρκετά αλλά πάλι κόλλησα σε μία προσθήκη που θέλω να κάνω στο πεδίο "Κρατήσεις" στο οποίο πρόσθεσα στη στήλη κατάσταση μία λίστα με ΄"Παρών", "Απών" και "Αναμονή" αλλά όσο κι αν προσπάθησα δεν κατάφερα όταν αλλάζω το τραπέζι από το πεδίο "Καταχωρήσεις" να αλλάζουν και τα πεδία " Κατάστασης" στο αντίστοιχο τραπέζι και να μηδενίζουν με την αλλαγή ημερομηνίας και θα ήθελα τη βοήθεια σου, που είναι υπερβολικό που στη ζητάω γιατί στην ουσία μου έδωσες ολόκληρη την εργασία έτοιμη εξ αρχής. 

 

Beach Bar Reservations Demo_Beta v0.2.xlsx

Επεξ/σία 30 Νοεμβρίου 2018 από istrios