οργάνωση παραγγελιών

[deker]

Καλησπέρα παιδιά, δεν γνώριζα πως να τιτλοφορήσω το παρόν θέμα κι ελπίζω να είμαι και στη σωστή ενότητα.

Ίσως να σας μπερδέψω λιγάκι γιατί δεν μπορώ να εξηγήσω ακριβώς αυτό που θέλω να κάνω, μιας και με τα λόγια δεν είμαι και λέκτορας.

Το λοιπός, περνώ αμέσως στο θέμα:

Στην εταιρεία που εργάζομαι (εμπορία κρεατικών) το πρόγραμμα πηγαίνει κάπως έτσι:

 

α) Κάθε βράδυ περίπου μετά τις 01:00, τα ψητοπωλεία/σουβλατζίδικα/υπεραγορές/καράβια/κρεαταγορά κλπ κλπ, αφήνουν μήνυμα στο τηλεφωνικό κέντρο όπου έχουμε ενεργοποιήσει τον τηλεφωνητή (πριν τις 01:00 είναι κάποιος στο τηλέφωνο και απαντάει απ' ευθείας) για την παραγγελία που θα πρέπει να εκτελεστεί την επομένη το πρωί, ώστε τα κρέατα να είναι στην πόρτα τους μέχρι τη στιγμή που τα ζητάνε για να δουλέψουν την υπόλοιπη ημέρα.

 

β) Στις 05:00 το πρωί, ο υπάλληλος της διακίνησης, πρέπει να κάτσει να ακούσει τα 300+ μηνύματα απ' τον τηλεφωνητή, να κρατάει 300+ δελτία παραγγελίας και να σημειώνει με το στυλό το όνομα του μαγαζιού καθώς και την παραγγελία του, ώστε να μπορέσει μετά από 1,5 (πολύ αισιόδοξα) ώρα να τα στείλει μέσα στην παραγωγή και να αρχίσει η εκτέλεση της παραγγελίας. Εννοείται πως οι παραγγελίες έχουν αρχίσει να εκτελούνται από πιο πριν γιατί κάποιοι πελάτες είναι μόνιμοι και ψιλοξέρουμε από πριν τι να ετοιμάσουμε ειδάλλως θα είχαμε ακούσει τα τριπλάσια καντήλια απ' ό,τι ακούμε τελευταία για τις καθυστερήσεις που υπάρχουν.

 

γ) Αφού ετοιμαστεί η κάθε περαγγελία, φέρνουν το χαρτί με τα είδη και τα κιλά που ζυγίστηκαν στην τιμολόγηση κι αρχίζει η έκδοση τιμολογίων απ' το πρόγραμμα erp που χρησιμοποιούμε.

 

δ) Αφού τελειώσει το παραπάνω βήμα, μοιράζονται τα τιμολόγια στους οδηγούς, οι οποίοι φορτώνουν το εμπόρευμα στα οχήματα και ξεκινάνε για τα μαγαζιά.

 

Αυτό που θέλω να προσπεράσω εγώ, είναι το βήμα β).

Δεν ξέρω καθόλου με ποιον τρόπο, δεν έχω ιδέα τι υλικό και τι λογισμικό μπορεί να χρειαστεί, αλλά θα ήθελα αν γίνεται με κάποιο τρόπο οι παραγγελίες που γίνονται απ' τους πελάτες μέσω τηλεφώνου, να καταγράφονται από ένα σύστημα στην εταιρεία ηλεκτρονικά και με μία εκτύπωση το πρωί, σε 5 λεπτάκια να έχω έτοιμα τα είδη που θα πρέπει να ετοιμάσω.

Τα e-mail φυσικά κι απορρίπτονται, δεν θέλω σε καμία περίπτωση να βγάλω τους πελάτες απ' τη συνηθισμένη τους διαδικασία.

Θα μπορούσα να δεχτώ όμως ένα τρόπο π.χ. που να έχει επιλογή των ειδών μέσω τηλεφώνου, όπως όταν παίρνουμε σε ένα πάροχο τηλέφωνο για παράδειγμα και μας λέει πατήστε το 1 για την τάδε υπηρεσία, το 2 για την δείνα κλπ κλπ.

 

Ελπίζω να έγινα λίγο κατανοητός κι ελπίζω να υπάρχει τρόπος για κάποια βοήθεια στο πρόβλημα που αντιμετωπίζω.

Θα ακούσω με πολύ προσοχή τα όσα έχετε να μου προτείνετε. Θέλω να κάνω μία αρκετά εξονυχιστική έρευνα μέχρι και το τέλος του παρόντος μήνα αλλά δεν ξέρω πως να αρχίσω να ψάχνω.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων.

 

ΥΓ: Αν δεν είμαι στην κατάλληλη ενότητα, παρακαλώ ένας συντονιστής να μεταφέρει το νήμα εκεί που του αρμόζει.

[dimitrisOS]

Δηλαδή εσύ θες ο πελάτης να λέει στον τηλεφωνητή θέλω πουχου ένα κοτόπουλο

και ο εκτυπωτής να γράφει ένα κοτόπουλο στο Μάκη στην Κόρινθο ;

[dewn735]

Το σημαντικό ερώτημα είναι το εξής: για πόσα διαφορετικά είδη μιλάς; Αν είναι για δυο-τρία, κάτι γίνεται, αν πρόκειται για 40 διαφορετικά το ξεχνάς προκαταβολικά - όχι ότι δεν γίνεται, αλλά δεν υπάρχει περίπτωση να κάτσει άνθρωπος να ακούσει όλα τα είδη (χωρισμένα σε κατηγορίες και υποκατηγορίες) για να διαλέξει αυτά που θέλει

[deker]

Δηλαδή εσύ θες ο πελάτης να λέει στον τηλεφωνητή θέλω πουχου ένα κοτόπουλο

και ο εκτυπωτής να γράφει ένα κοτόπουλο στο Μάκη στην Κόρινθο ;

Ναι, πάνω κάτω αυτό.

 

 

Το σημαντικό ερώτημα είναι το εξής: για πόσα διαφορετικά είδη μιλάς; Αν είναι για δυο-τρία, κάτι γίνεται, αν πρόκειται για 40 διαφορετικά το ξεχνάς προκαταβολικά - όχι ότι δεν γίνεται, αλλά δεν υπάρχει περίπτωση να κάτσει άνθρωπος να ακούσει όλα τα είδη (χωρισμένα σε κατηγορίες και υποκατηγορίες) για να διαλέξει αυτά που θέλει

Για πολλά...τουλάχιστον 40 καθημερινά διαφορετικά είδη και καμιά 20αριά που τα ζητάνε πιο σπάνια. Το σύνολο των ειδών με κωδικούς που δεν χρησιμοποιούνται πλέον είναι πάνω από 200 αλλά πραγματικά δεν μου χρειάζονται. Αυτά που δουλεύω περισσότερο, είναι τα σουβλάκια τα οποία έχουν πολλούς κωδικούς (π.χ. τα χοιρινά είναι 80 γραμμαρίων, 100, 120, από πανσέτα, από λαιμό από σπάλα και πανσέτα κλπ κλπ), οι γύροι (στα διάφορα κιλά που ζητούνται, π.χ. 5, 10, 20, 50, 140 κλπ) και ο τεμαχισμός του κοτόπουλου/μοσχαριού/χοιρινού στο κάθε κομμάτι που ζητάει ο κάθε πελάτης.

Δεν είναι απαραίτητο να γίνει όπως το έθεσα παραπάνω, δηλαδή με το να κάτσει να ακούει ένα ένα τα είδη ο πελάτης, έθεσα απλώς μία πληροφορία διότι δεν ξέρω με ποιον άλλο τρόπο θα μπορούσε να γίνει.

Στην ουσία, ζητάω το οτιδήποτε μπορεί να γίνει ώστε απ' τον τηλεφωνητή, να γλυτώσω τη μιαμιση ώρα των μηνυμάτων το πρωί, με οποιοδήποτε τρόπο (το κόστος δεν με πολυενδιαφέρει αυτή τη στιγμή, αλλά δεν θα ξοδέψω και μια περιουσία).

[dancer_69]

Πιστεύω ότι αυτό μπορεί να λυθεί με μια πρόσθετη ενέργεια από μέρους σου, η οποία αφού δεν σε ενδιαφέρει το κόστος, είναι εφικτή μιας και δε νομίζω ότι θα κοστίσει πολύ. Από τη στιγμή που πρόκειται για πολλά είδη, θα μπορούσες να φτιάξεις μια καρτέλα η οποία θα περιλαμβάνει όλα τα διαθέσιμα είδη με τους κωδικούς τους δίπλα, και να προμηθεύσεις με αντίτυπά της τους πέλατες σου. Γράφεις και μια σημείωση του τύπου "Για παραγγελίες μέσω αυτόματου τηλεφωνητή θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τους κωδικούς προϊόντος όταν αυτή σας ζητούνται." και έτσι λύνεις το πρόβλημα του να αναφέρεται ένα κατεβατό προϊόντων από το αυτοματοποιημένο κέντρο μηνυμάτων.

[makislegr]

Φίλε μου στην ελλάδα ζείς και έχεις τέτοιες φιλοδοξίες; έλεος!

 

1ον οποιαδήποτε επένδυση και να κάνεις θα χαλάσει την "βολή" του πελάτη.

Έαν του βάλεις e-shop ο "έλληνας πελάτης" θα λυσσάξει γιατί έχει την νοοτροπία "εγω θέλω να τηλεφωνάω να ξεμπερδεύω" καντίλια κλπ κλπ. Προφανώς θέλει να ξεμπερδεύει με τη δουλεία γιατί είναι κουρασμένος, θέλει να πάει σπίτι και να μπεί στα .bet να δει και να πονταρει τα αργεντίνικα που τελειώνουν και πως πήγαν τα πραγματικά κέρδη που τον ενδιαφέρουν..... και για να μην παρεξηγθώ με το κλάδο θα σου πώ πως τα ίδια και χειρότερα κάνουν και άλλοι κλάδοι πχ φαρμακοποιοί (έλα μήτσο 4 lexotanil, 5 depon και δυο κούτες πιπίλλες....το pc το έχουμε για ενημέρωση γιατί η ρουφιάνα πολιτεία χτυπάει τον κλάδο!!! :>)

 

2ον Έαν αποφασίσεις ότι θα ανταπεξέλθεις του 1, τότε θα μπλέξεις με το περίφιμο ελληνικό silicon valley....

Δεν θα σχολιάσω ποιότητα , εξυπηρέτηση, τεχνογνωσία και κυρίως τιμές....απλά πιστεύω ότι θα καταλήξεις με κάτι παρόμοιο με τα τηλεφωνικά κέντρα μεγάλων εταιρειών με πεντακόσιες επιλογές (πατήστε 1, πατήστε 2, πατήστε 3, 3,,3, μαλακισμένο 3 είπαμε!). Ε τότε φίλε ο σουβλατζής που θα χει τελειώσει τη βάρδια, θα χει καθαρίσει, θα ναι έτοιμος για κλείσιμο και θα παλεύει με την ηχογραφημένη γκόμενα, ενώ περιμένει στο teletext τα αργεντίνικα δεν είναι και οτι πιο ελπιδοφόρο για την επένδυση σου.....καντήλια (δις και τρις μπορώ να πώ!)

σσ...πότε πήρες τελευταία φορά helpdesk πάροχου;

 

3ον α)τι περίπτωση να βάλουμε δεύτερο άνθρωπο το πρωί στη διακίνηση την έχουμε αποκλείσει;

β)αντί για στυλό να του βάλουμε ένα προγραμματάκι;

γ)αφού έχουμε erp γιατί να μην τα καταχωρεί κατευθείαν εκεί σαν παραγγελία αντί να πάρουμε προγραμματάκι(!);

δ) μήπως να πούμε στον τύπο που μας πούλησε το erp (Sillicon Valey)να μας βγάζει και ένα report όπως το θέλουμε για την παραγωγή ή μας έχει ζητήσει αγγέλους + το module για logistics version 3.2225 σε .net που έχει πάρει και το πλαίσιο για τη μαγούλα και πιο μικρό δεν πουλάει....;

ε)αφού τα παιδιά της διακίνησης έχουν καταχωρίσει τις παραγγελίες στo erp μήπως η τιμολόγηση έχει απλουστευτεί πολύ και γκρινιάξουν στο λογιστήριο;

στ)άρα αντί να βάλουμε δεύτερο άτομο στη διακίνηση, μήπως να ερχόταν το πρωί κάποιος από το λογιστήριο να βοηθούσε τη διακίνηση και τον άμοιρο με το στυλό και τις 300+ παραγγελίες να τα περνάει στο erp, ώστε να τελειώνουμε μια ώρα αρχύτερα και να μη δουλεύει στο κουτουρού η παραγωγή;

[kkot]

καλησπέρα φίλε μου, μιλάς για 300 και πλέον παραγγελίες, κατά συνέπεια δεν μιλάμε για μερικές παραγγελίες αλλά έναν σοβαρό όγκο δουλειάς που πρέπει να οργανώσεις. Σίγουρα με την σημερινή διαδικασία θα γίνονται και πολλά λάθη. Για εμένα οι μηχανογραφικές λύσεις που μπορείς να υλοποιήσεις είναι 3 και έχουν κόστος που όμως θα σου δόσουν αποτέλεσμα ταχύτητα και αξιοπιστία στην δουλειά σου. Η πρώτη είναι η λύση του IVR δηλαδή με απλά λόγια αυτό που ακούμε "για το τάδε πατήστε το 1 για το δείνα το 2" κλπ αυτό έχει κόστος και υποδομή και πρέπει να δεις για πόσους κωδικούς μιλάμε, αν έχεις πολλούς κωδικούς η λύση δεν εφαρμόζεται. Το σύστημα αυτό ανάλογα με την υπόλοιπη υποδομή σου μπορεί να σου έχει ακόμα και την παραγγελία έτοιμη το πρωϊ. Η δεύτερη λύση και μάλλον η πιο συμφέρουσα, είναι να επευθηνθείς σε ένα call center όπου θα αναλάβει να απαντάει τα τηλέφωνα φυσική παρουσία προσωπικού και να καταχωρεί τις παραγγελίες στο σύστημα σου, και εδώ, η λύση εξαρτάται από την υπόλοιπη υποδομή σου, αλλά γενικά γίνεται το call center από την έδρα του όπου και θα εκτρέπονται οι γραμμές σου ή θα έχεις νέο τηλέφωνο παραγγελιών να περνάνε τις παραγγελίες στο ERP σου. Τέλος, και η χειρότερη λύση ίσως, είναι να έχεις αναμονή στο Τ/Κ σου και να έχεις κάποιους υπαλλήλους όπου με το κατάλληλο γρήγορο σύστημα παραγγελιοληψίας θα καταχωρούν κατευθύαν τις παραγγελίες στο ERP.

 

καλή επιλογή!

[DragoticSaen]

μια πολυ απλη ιστοσελιδα που να εχει καταλογο με ολα τα προιοντα κωδικο/τεμαχια κτλ και να γινονται ετσι οι παραγγελιες

 

Sent from my iPhone using Insomnia

[blitzNikos]

Mου έκανε εντύπωση το θέμα και το διάβασα προσεκτικά ...

Δεν είμαι ειδικός αλλά η αίσθηση που έχω είναι ότι (δυστυχώς) αν ο φίλος deker δεν απευθυνθεί στους πελάτες του και δεν τους ζητήσει να δείξουν κάποιο πνεύμα συνεργασίας, δεν πρόκειται να βελτιωθεί η κατάσταση ...

Δεν νομίζω ότι υπάρχει κάποιο λογισμικό που να δίνει τη δυνατότητα σε έναν υπολογιστή συνδεδεμένο με το τηλέφωνο να απαντάει στη κλήση του πελάτη, να "ακούει" την παραγγελία, να την καταγράφει, όχι μόνον ηχητικά, αλλά και σε κείμενο, και τελικά να την τυπώνει ...

Πιστεύω ότι μόνον αν αλλάξει ο τρόπος που παραγγέλνουν οι πελάτες του θα μπορέσει να έχει αυτό το απότέλεσμα ...

Θα πρέπει και αυτοί να καταλάβουν ότι το 2012, για να εξυπηρετηθούν καλύτερα, δεν γίνεται να συνεχίσουν να λειτουργούν όπως τον ... προηγούμενο αιώνα!

[deker]

Παίδες, ευχαριστώ για τις μέχρι τώρα απαντήσεις. Θα επανέλθω αύριο το πρωί για να αξιολογήσω και καλύτερα όσα έχω διαβάσει μέχρι τώρα.

[isay]

deker επειδή ο κλάδος πελατών που έχεις δεν εχει καθόλου καλή σχέση με την τεχνολογία, βλέπω τρεις λύσεις.

 

Λύση Α: Δεύτερο άτομο στις παραγγελίες.

 

Λύση Β: Outsourcing τηλεφωνικό κέντρο. Θα σας κοστίζει αρκετά αλλά θα έχετε τις παραγγελίες σε excel έτοιμες για καταχώρηση. Αν τους δώσετε και access στο erp τοτε οι παραγγελίες θα μπαίνουν αυτόματα. Δεν συμφέρει για μακροχρόνια λύση.

 

Λύση Γ: ivr ΕΙΔΙΚΩΝ προδιαγραφών. Οι πελάτες θα έχουν μια εκτυπωμένη λίστα με τους κωδικους και ένα μοναδικό αριθμό πελάτη. Η παραγγελία θα γίνεται με συμβολοσειρά και θα καταχωρείται αυτόματα. Εστω πελάτης 3342 και κωδικοι ειδών 41 για σουβλάκι 52 για μπιφτέκι. Ο πελατης που θέλει να παραγγείλει 40 σουβλάκια και 30 μπιφτεκια θα πατα μια συμβολοσειρά του τύπου 3342#41*40#52*30## Το ivr θα του λεει για επιβεβαίωση «παραγγείλατε 40 σουβλάκια και 52 μπιφτεκια, πατήστε * για καταχώρηση παραγγελίας» και θα καταχωρείται η παραγγελία. Στις 5 το πρωί θα έχετε έτοιμη τη λίστα σε ηλεκτρονική μορφή.

 

Αν έχετε μεγάλο όγκο δουλειάς η λύση Γ είναι ιδανική. Μάλιστα για να τους ψήσετε να πάνε στο νέο συστημα δώστε τους έκπτωση x% (για όσο διάστημα θέλετε εσεις).

 

Λύσεις τύπου website ή ivr τύπου «πατήστε 1 για σουβλάκια, 2 για μπιφτέκια, κλπ» μην τις δοκιμάσεις καθόλου για τους λόγους που έγραψε ο makislegr.

[kkot]

Mου έκανε εντύπωση το θέμα και το διάβασα προσεκτικά ...

Δεν είμαι ειδικός αλλά η αίσθηση που έχω είναι ότι (δυστυχώς) αν ο φίλος deker δεν απευθυνθεί στους πελάτες του και δεν τους ζητήσει να δείξουν κάποιο πνεύμα συνεργασίας' date=' δεν πρόκειται να βελτιωθεί η κατάσταση ...

Δεν νομίζω ότι υπάρχει κάποιο λογισμικό που να δίνει τη δυνατότητα σε έναν υπολογιστή συνδεδεμένο με το τηλέφωνο να απαντάει στη κλήση του πελάτη, να "ακούει" την παραγγελία, να την καταγράφει, όχι μόνον ηχητικά, αλλά και σε κείμενο, και τελικά να την τυπώνει ...

Πιστεύω ότι μόνον αν αλλάξει ο τρόπος που παραγγέλνουν οι πελάτες του θα μπορέσει να έχει αυτό το απότέλεσμα ...

Θα πρέπει και αυτοί να καταλάβουν ότι το 2012, για να εξυπηρετηθούν καλύτερα, δεν γίνεται να συνεχίσουν να λειτουργούν όπως τον ... προηγούμενο αιώνα![/quote']

 

Φιλε μου φυσικα και υπαρχουνη μηχανογραφικες λυσεις για καταγραφη δεδομεμων σε Erp σε συνεργασια με τηλεφωνικα κεντρα. τωρα αν κανει τετοια λυση εδω , ειναι αλλο θεμα Επισης οι λυσεις λογισμικου εναρμονιζονται με τους πελατες και οχι το αναποδο, αν βαση ροης δουλειας δινουν παραγγελια εκεινη την ωρα ετσι κρεπει να μεινει

 

Sent from my iPhone using Insomnia

[miltre]

το να σπασουνε οι παραγγελιες ειναι μια λυση....

 

επειδη το κοστος του εξωτερικου κεντρου αλλα και τα πιθανα μπερδεματα ειναι δυσκολο....

 

επειδη η παραγγελειοληψια με τοσους κωδικους θα φερει λαθοι και γκρινια....

 

κανεις δυο επιλογες και σιγουρα θα δουλεψει...

 

 

η μια οπως ειχες με τον αυτοματο τηλεφωνητη

 

και η αλλη παραλληλα παραγγελια η με ιμειλ η με καποια εφαρμογη που θα την τρεχει ακομα και απτο κινητο

 

ειναι το χαμηλοτερο κοστος θαξιολογησεις ποσο μπορεις οι πελατες να συχρονηστουν με τη τεχνολογια....

 

επισης βαζεις και μια ωραια εκπτωση με τον ηλεκτρονικο τροπο

 

εαν δε τραβηξει παιρνεις αλλο ατομο....

 

επισης ας μη ξεχναμε οτι εστω και αμο μοδα η χωρις να το χρειαζονται εχουν σμαρτ φον εχουν ιντερνετ παρα πολυ και σιγουρα δειχνεις και μια εξελιξη και σοβαροτητα στην εταιρεια....

 

η δουλεια ειναι δουλεια μπορει να ειναι σουβλατζηδες αλλα μαζι με την εκπτωση με μια απλη εφαρμογη η ενα μειλ θα δεις οτι σε λιγο καιρο αρκετοι θα παραγγελνουν ετσι....

 

ακομα και σε λιγο διαστημα το 40% να το κανει ετσι αντι για 300 παραγγελειες τηλεφωνικες θα εχεις 150+...οποτε κερδιζεις χρονο και δοκιμαζεις και την τεχνολογια για την αναπτυξη της εταιρεια σου

 

υ.γ. τελος ας μη σκεφτομαστε μονοδιαστατα την επιχειρηση,αρκετοι εχουν παιδια και γενικοτερα νεα ατομα που ευκολα θα μπορουν να στειλουν ενα μειλ!

[DragoticSaen]

Καλο θα ηταν, και αν σου εστελναν τις παραγγελιες με φαξ.

Πχ,

#Ονομα Πελατη#

#Διευθυνση Πελατη#

#Τηλεφωνο Επικοινωνιας Πελατη#

 

#Παραγγελια#

 

Sent from my iPhone using Insomnia